Одной из главных и неотъемлемых составляющих успешного процветающего бизнеса являются различные переговоры и встречи. Организация и проведение подобных публичных мероприятий дело серьезное и ответственное, поэтому и подход должен быть соответствующим.
Если вам поручили организовать деловую встречу, вы должны грамотно продумать каждый этап, так как от этого может зависеть исход переговоров. Это объясняется тем, что "акулы" бизнеса, как правило, на таких встречах с партнёрами присматриваются к статусу того, с кем проходят переговоры, оценивая его внешний вид, организацию самого мероприятия и манеру общения.
Следовательно, от того, насколько качественно и продуманно будет организована встреча, будет зависеть и впечатление о самом бизнесе в целом, что в значительной мере повлияет на решение вашего делового партнёра по поводу заключения той или иной сделки. Поэтому, нужно учитывать многие детали и мелочи, организовывая подобные мероприятия. К примеру, даже такая мелочь как аренда зала для проведения массового мероприятия может свести на нет все усилия по организации встречи.
Как именно осуществить этот процесс, чтобы в итоге всё увенчалось успехом, вы сможете узнать из данной статьи.
Статус делового партнёра
Что ни говори, а статус имеет огромное значение, в особенности, когда дело касается бизнеса. Чтобы правильно организовать и провести такие массовые мероприятия как деловые встречи, нужно, прежде всего, располагать некоторыми полезными фактами касательно партнёров по бизнесу. Имеется в виду их статус, который подразумевает личные предпочтения, интересы и уровень искушённости делового партнёра, так как гораздо проще проводить подобные мероприятия и встречи с новичками, которые ещё не испорчены роскошью различных материальных ценностей, нежели уже бывалые предприниматели и бизнесмены.
Гораздо сложнее будет обстоять ситуация при организации массовых мероприятий для встречи с представителями тех компаний и организаций, чей статус, а следственно и опыт значительно превышает ваш, так как в данном случае будет довольно сложно найти правильный подход к партнёрам. Поэтому, дабы добиться положительных результатов, вам необходимо преподнести собственную компанию, таким образом, чтобы она впечатлила представителей другой стороны и совпадала с их представлениями о ведении бизнеса. Возможно, придётся чем-то жертвовать, но как говорится "на войне без жертв" не обойтись, а мир бизнеса это ни что иное, как ожесточённое поле брани.
Наличие помощников
Организация массовых мероприятий и деловых встреч является крайне хлопотным процессом, ведь для того, чтобы подготовить всё необходимое для проведения, семинаров, тренингов и конференций, нужно справиться с огромным объёмом работы. А такие нагрузки просто напросто не по силам одному человеку, так как вы не можете разорваться на несколько частей и быть в нескольких местах одновременно, встречая гостей, устанавливая всю необходимую аудио и видео аппаратуру, и планируя различные кофе-брейки. Ведь вашим гостям тоже нужен отдых, так как они такие же люди, как и вы, и важно позаботиться о том, чтобы они чувствовали себя комфортно. Кроме всех организационных вопросов и технической составляющей, вам также нужно поработать над самой программой выступления, всё тщательно спланировать, все необходимые документы и записи.
Также в месте, где вы будете проводить подобное мероприятие, должна преобладать соответствующая атмосфера. Пока гости медленно подтягиваются в конференц-зал, там должна играть приятная расслабляющая и ненавязчивая музыка, что тоже нужно предусмотреть. Само собой, чтобы со всем этим справиться, у вас должна быть надёжная команда помощников, между которыми вы сможете разделить обязанности по организации массового мероприятия. Это должны быть проверенные люди, которым можно доверить выполнение ответственных задач, так как от слаженности действий, будет зависеть конечный результат.
Структура проведения мероприятия
Грамотно составить программу выступления это только начало, так как вам предстоит, как принимающей стороне, взять на себя множество обязанностей, в которые входит также транспортировка гостей к месту назначения. Вы должны продумать, как наиболее оптимально и удобно будет вашим гостям добираться до места встречи, так как общественный транспорт, как сами понимаете, не ваш уровень. Для этого можно арендовать несколько машин с водителями, которые быстро и комфортно доставят к вам ваших гостей. После того, как вопрос с транспортировкой будет решён, нужно также позаботиться о встрече гостей непосредственно на месте.
Вы должны подобрать определённое количество людей с хорошо поставленной речью и привлекательной внешностью, которые будут помогать гостям, ориентироваться на месте встречи и раздавать специальные буклеты, в которых кратко будет изложена информация о вашей компании, деловом направлении и целях вашего предприятия. Кроме различной рекламной печатной продукции, позаботьтесь также о небольших сувенирах для ваших гостей, что закрепит положительные впечатления от проведённого мероприятия.
На подобных мероприятиях обязательно должен присутствовать системный администратор - человек, который будет отвечать за исправность работы всей аппаратуры, чтобы вы не попали в неловкое положение, в случае, если что-то пойдёт не так и выйдет из строя. Во время кофе-брейков должны работать отдельные люди, чтобы вашим гостям не пришлось подолгу торчать в очереди у кофейных автоматов.
Как видите, для того чтобы грамотно и эффективно организовать массовое мероприятие вроде деловой встречи или конференции, нужно учесть множество факторов и деталей, а также заручиться вспомогательной поддержкой, без которой вам просто не обойтись. Если всё будет грамотно спланировано и воплощено в жизнь, встреча пройдёт как нельзя более продуктивно, и результатом останутся довольны не только ваши гости и партнёры по бизнесу, но и вы сами.
Поделитесь этой записью или добавьте в закладки
Категории:
Другие ГОСТы, СНиПы и строительные новости
